Wer kennt es nicht? Die Schränke und Schubladen im Büro quellen über vor lauter Papier. Trotz des immer wieder ausgerufenen digitalen Zeitalters ist Papier immer noch das wichtigste Medium für Unterlagen jeglicher Art. Da stellt sich einem irgendwann die Frage, welche Aufbewahrungsfristen für Verträge, Unterlagen, Rechnungen und Dokumente eigentlich gelten.
Was kann ich problemlos entsorgen, was muss auf jeden Fall aufbewahrt werden? Wie viele Jahre ist das Original aufzubewahren? Was will vielleicht das Finanzamt noch einmal sehen, was brauche ich unter Umständen für die Haftpflichtversicherung? Einen Überblick über die wichtigsten Fristen und Infos liefern wir in diesem Artikel.
Für wen gelten Fristen überhaupt?
Man muss zunächst unterscheiden zwischen Privatpersonen und Gewerbetreibenden. Denn die Regeln für den gewerblichen Bereich sind deutlich strenger als die für den privaten Bereich.
Aber auch für private Unterlagen gibt es einige Fristen, die beachtet werden müssen. Man kommt also in beiden Fällen nicht darum herum, einige Dokumente im Original aufzubewahren.
Im gewerblichen Bereich setzt das Finanzamt natürlich einige Fristen. Denn das Finanzamt kann auch noch nach Jahren Einblick in bestimmte Unterlagen verlangen. Dann muss das Original vorliegen, um keine Probleme zu bekommen.
Fristen für Privatpersonen
Für Privatpersonen lassen sich grob folgende Aufbewahrungsfristen festhalten:
- Bis zur Rente: Unterlagen die im Zusammenhang mit dem Beruf stehen (Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge usw.)
- Während der gesamten Laufzeit: Unterlagen von Versicherungspolicen
- 30 Jahre: Gerichtsurteile, Unterlagen von aufgenommenen Krediten sowie Mahnbescheide
- 4 Jahre: Bankdokumente (Auszüge, Überweisungsbelege etc.)
- 3 Jahre: Mietunterlagen (Verträge, Übergabeprotokolle etc.)
- 2 Jahre: Kassenbons und Handwerkerrechnungen
Nicht alle dieser Fristen sind verpflichtend. Viele sind eher eine Empfehlung, da man durchaus in Situationen kommen kann, in denen man das Originaldokument nachweisen sollte.
Aufbewahrung von Verträgen: Muss ich Verträge lebenslang aufbewahren?
Sehr wichtige Unterlagen, wie zum Beispiel Geburts-, Sterbe- oder Heiratsurkunden sowie Zeugnisse von Schule oder Universität, sollten Sie ein Leben lang aufbewahren. Auch Schriftstücke, die Eigentum zum Beispiel von Grundstücken oder Wohnraum belegen, sollten unbegrenzt aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich Steuerunterlagen als Privatperson aufbewahren?
Man könnte denken, dass auch für die Steuerunterlagen und den Steuerbescheid eine gewisse Aufbewahrungsfrist gilt – eben wie für viele andere Unterlagen auch. Dem ist überraschenderweise nicht so. Sobald die Steuerbescheide bei Ihnen eingegangen sind und rechtskräftig sind, können sie im Prinzip entsorgt werden. Man muss sie nicht länger aufbewahren. Ausnahmen gibt es nur für Spitzenverdiener. Haben Sie mehr als 500.000 Euro an positiven Einkünften, gilt für Sie eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist.
Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Gewerbetreibende?
Wenn Sie ein Geschäft betreiben, unterliegen die Rechnungen, Dokumente und Unterlagen, die bei der Arbeit anfallen, anderen Fristen als bei Privatpersonen. Was genau wie lange aufbewahrt werden muss, ist sowohl in der Abgabenordnung als auch im Handelsgesetzbuch geregelt. Folgende Fristen für die Aufbewahrung von Dokumenten gelten für Gewerbebetriebe:
- 10 Jahre: Belege über durchgeführte Buchungen (Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen usw.), Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie Handelsbücher, Inventare und Lageberichte
- 6 Jahre: Handelsbriefe und Geschäftskommunikation (Versendete und empfangene Korrespondenz)
- 2 Jahre: Unterlagen im Zusammenhang mit dem gesetzlichen Mindestlohn (z.B. Arbeitszeiten)
Diese Fristen sind verpflichtend. Die Nichteinhaltung dieser Fristen kann zu empfindlichen Strafen führen. Man sollte sie also auf jeden Fall einhalten.
Wie speichere ich elektronische Unterlagen ab?
Man würde meinen, dass in der digitalen Welt Papier nicht mehr nötig sei, sondern alles in elektronischer Form vorliegen kann. Das ist leider nur zum Teil richtig. Prinzipiell erlaubt der Gesetzgeber zwar bereits eine Vielzahl an Dokumenten in elektronischer Form. Die Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse müssen aber in jedem Fall im Original vorliegen und aufbewahrt werden.
Andere Dokumente dürfen elektronisch abgelegt werden. Es reicht dann aus, wenn nur die elektronische Variante vorliegt. Sie müssen aber sicherstellen, dass die Wiedergabe der gespeicherten Daten für mindestens zehn Jahre gewährleistet ist. Hier lässt sich also schon einiges an Papier einsparen.